Jak skutecznie zarchiwizować dane - poradnik krok po kroku
By archiwizacja danych w firmie przebiegała sprawnie, należy robić to w zorganizowany sposób. Dowiedz się, jak zoptymalizować całą procedurę, by mieć łatwy dostęp do danych, a jednocześnie nie sprawić, że wrażliwe dane będą narażone na wyciek. Sprawdź, jak przygotować danę do archiwizacji, jak wybrać metodę archiwizacji i w jaki sposób należy przechowywać dane.
Identyfikacja danych do archiwizacji
Pierwszym krokiem w procesie archiwizacji jest zidentyfikowanie danych, które powinny zostać zachowane. Selekcja obejmuje określenie, które informacje są już nieaktualne lub niepotrzebne do bieżącej działalności, ale muszą być nadal przechowywane z uwagi na przepisy prawne lub wewnętrzną politykę firmy. Kluczowym elementem jest również ustalenie okresu przechowywania danych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi – na przykład księgi rachunkowe muszą być archiwizowane przez 5 lat, a dokumentacja medyczna nawet przez 22 lata. Firma niszcząca dokumenty powinna mieć dokładnie określone, które z nich należy zniszczyć.
Przygotowanie danych do archiwizacji
W drugim kroku procesu archiwizacji danych kluczowe jest odpowiednie przygotowanie danych. Dokumenty papierowe należy poddać digitalizacji, skanując je i przekształcając w pliki cyfrowe. Ważne jest, aby wybrać formaty, takie jak PDF/A, które zapewniają długoterminową trwałość i dostępność dokumentów. Aby zoptymalizować przestrzeń na nośnikach archiwizacyjnych, warto również skompresować pliki, co pozwoli na efektywne zarządzanie zasobami i zminimalizowanie wymaganego miejsca do ich przechowywania. Skany dokumentów w Warszawie można zlecić firmie zewnętrznej.
Archiwizacja danych – wybór metody
Trzeci krok w procesie archiwizacji polega na wyborze odpowiedniej metody przechowywania danych. Kluczowe jest zdecydowanie, gdzie będą one przechowywane, co może obejmować lokalne serwery, nośniki wymienne, takie jak dyski zewnętrzne czy taśmy magnetyczne, oraz chmurowe rozwiązania typu SaaS. Zawsze warto to dobrze przemyśleć, by nie utracić danych, zanim przyjdzie czas na niszczenie dokumentów.
Wybór nośników zależy od specyfiki potrzeb i dostępnych zasobów. Równocześnie należy zadbać o odpowiednie oprogramowanie do zarządzania archiwum, które powinno oferować funkcje takie jak automatyczne tworzenie kopii zapasowych, szyfrowanie danych oraz kontrola dostępu, aby zapewnić integralność, bezpieczeństwo i łatwy dostęp do przechowywanych informacji. Digitalizacja dokumentacji zawsze powinna być przeprowadzona w taki sposób, by zniwelować ryzyko wycieku danych.
Przechowywanie i zabezpieczanie danych po archiwizacji
Czwarty krok w procesie archiwizacji danych to przechowywanie i zabezpieczenie danych. Aby zapewnić bezpieczeństwo, należy zastosować zaawansowane środki ochrony, takie jak szyfrowanie danych oraz silne hasła dostępu, co zabezpieczy informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Dostęp do archiwum powinien być ograniczony wyłącznie do upoważnionych pracowników, aby minimalizować ryzyko nadużyć.
Dodatkowo kluczowe jest regularne tworzenie kopii zapasowych archiwizowanych danych, co pozwoli na ich odzyskanie w przypadku awarii systemu lub cyberataków, zapewniając w ten sposób ich ciągłość i integralność.
Audyt zarchiwizowanych danych – kiedy go robić?
Kolejnym krokiem w procesie archiwizacji jest przeprowadzanie regularnych przeglądów. Należy systematycznie sprawdzać archiwum, aby usunąć dane, których okres przechowywania dobiegł końca, co pozwala na utrzymanie porządku i efektywności systemu archiwizacji. Niszczenie dokumentów także należy wykonywać zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.
Ponadto ważne jest przeprowadzanie audytów, które mają na celu zapewnienie, że archiwum jest zgodne z regulacjami prawnymi oraz polityką firmy. Takie działania pomagają utrzymać zgodność z przepisami i minimalizować ryzyko błędów lub naruszeń, zapewniając jednocześnie, że archiwizowane dane są aktualne i odpowiednio zarządzane. Warto robić to w określonym interwale adekwatnym do charakterystyki przechowywanych danych.
